Hepimiz, hepimiz değilse bile bir çoğumuz, zamanımızın olmadığından, çok dolu olduğumuzdan yakınırız. Bir işe ne kadar zaman ayırırsanız, o iş size o kadar zaman istermiş gibi gelir. Pandemi ile yeni bir döneme girdik. Online eğitimler, online toplantılar, online konferanslarla iş hayatımızda yeni dönüm noktalarına girdik..
ZAMAN YÖNETİMİ konusunda neleri arzu edip de yapamıyorsunuz?
Ne tür engelleriniz var?
İstekli olduğunuz halde sizi aşağıya çeken şeyler neler?
ZAMANIMIZ neden yok?
ZAMANIMIZI Neden etkin kullanamıyoruz?
Asla geriye alamadığımız ve telafisi olmayan tek şey zamandır. Akşam yemeğini 1 saat içerisinde hazırlamaya çalışan bir ev hanımı da olsanız, 1 ay içerisinde projenizi tamamlamak zorunda olan bir direktör de olsanız zamanınızı iyi kullanmadığınız sürece işinizi yetiştiremezsiniz. Yaptığınız iş ne olursa olsun, etkili zaman yönetimi ile daima potansiyelinizi en iyi şekilde ortaya koyar ve başarılı olursunuz.
Zaman kelimesi kavram olarak; bir iş ya da eylemin gerçekleşmesi için geçen süre olarak tanımlanır. Bu süre, bir günün 24 saat olması kadar nesnel olabileceği gibi, zorlu geçen 30 dakikalık bir toplantının 10 saat geçmiş gibi hissettirmesi kadar da özneldir. Zamanın nasıl geçeceği, geçerken size nasıl hissettireceği ve sonucun sizi başarıya götürüp götürmeyeceği onu nasıl yönettiğinizle doğrudan ilişkilidir.
Peki zaman yönetimi nedir; zamanın etkili bir şekilde kullanılması ve yönetilmesidir. Sorunun cevabını detaylandıracak olursak; yapılacak işlerin öncelik sırası belirlenerek doğru bir planlamayla zamanında yerine getirilmesidir.
Pandemi ile birlikte, hayatımıza yeni zaman tuzaklarına eklendi.
-Herkes kamerasının açık olması konusunda hatırlatmalar
- Söylediklerimizin anlaşılamaması
- Katılımcıların hepsinin online çalışmada olup & olmaması
- Herkes mikrofonların açık olmasından dolayı yaşadığımız kayıplar
- İnternet bağlantısının zayıf olması
- Bağlantım koptu diye toplantıdan ayrılanlar
- Seslerin net olmaması
- Online toplantıdayken gelen telefonlar
- Paylaşılan dosyayı görememek
- Paylaşılan videonun sesinin duyulmaması
- Ekranın donması,
- Görüntü varken, sesin olmaması
- Ses varken görüntünün olmaması
- Sesimi alınabiliyor olması, Görüntünün net olması
-“Hocam sunumunuz ekrana yansımadı şeklinde” dönüşler
Şu sıralar, hiçbir şeyin net olmadığı, projelerin pandemi döneminde etkilendiği, ertelendiği , tasanın, kaygının, korkunun en üst seviyeye çıktığı pandemi döneminde kendinize “zaman” armağan etmeye ne dersiniz?
Sakın ön yargılı olmayın; “Ben daha önce denedim, olmadı” demeyin; umutsuzluğa kapılmayın!
«Zaman Yönetimi» yapmak o kadar kolay ki! Yeter ki, siz isteyin.
Unutmayın, zamanın “geri getirilmesi” olanaksız.
Gelin, bu işin tekniğine ve yaklaşımına birlikte bir göz atalım. Sonra da deneyimlerinizi bizimle paylaşırsınız değil mi?
İlk önce zamanımızın ne olduğuna bir göz atalım. Konu buradan başlıyor.
Bütün konu, zamanımızın, standart işlerden meydana gelmemesinden kaynaklanıyor. Başka bir deyimle, zamanımızı, bir çok değişik unsurların bileşimi oluşturuyor. Randevularımız var; belirli bir tarihte gerçekleşmesi gereken etkinlikler var; katılmamız gereken programlar var; bir işin yapım süresi var; önceliklerimiz var …
Neden zaman planlaması yapmalıyız?
Yaptıklarımızı bilmemiz, yapacaklarımızı planlamamız, bunları nasıl yapacağımızı saptamamız için zaman planlaması yapmalıyız.
Aşağıdaki sıralamaya uyamanızı rica ediyoruz: - Hedeflerinizi belirleyin (Bitiş sürelerini saptayın; bu hedefe ulaşmak için yoğunlaşın).
- Zamanınızı planlayın (Çalışmanızı hazırlayın; zamanınızı iyi kullanın, eylem sürelerinizi kısaltın).
- Karar alın (Önemli konuları seçin; yapılacak işlerin önem sırasını belirleyin).
- Zamanınızı düzenleyin (Zamanınızı daha verimli kullanın, önemli işlere yoğunlaşın).
- İşleyiş sürecini kontrol edin (Sonuçları değerlendirin; sonuçları, öngördüğünüz hedeflerle karşılaştırın).
Öncelikle hedeflerinizi belirleyin. Açık ve net bir şekilde gereksinimlerinizi, isteklerinizi, olmasını istediklerinizi saptayın. Hedefinizi belirleme, işin sonunda, amaçlarınıza ulaşıp ulaşmadığınızı belirlemeye yarar Belirleyeceğiniz hedefler somut (belirli bir zaman olarak ifade edilmiş), gerçekçi (ulaşılabilir), yüreklendirici (isteklilik yaratıcı), ölçülebilir (değerlendirilebilir) olsun.
Planlama ise, en etkin ve en verimli işlerinizin yapımı için yeteri kadar zaman ayırmanızı, hedeflerinize en kısa sürede ulaşmanızı sağlar. Planlama için en iyi yöntemlerden biri, yapılacak işlerin listesini hazırlamak (kontrol listesi) ve bunları sürelerine göre gruplandırmaktır (kısa vadeli orta vadeli, uzun vadeli hedefler).
Karar alma, günlük hayatta en zorlandığımız konuların başında geliyor. Önemli olan işler ile, acil olan işler arasında kalıyoruz. Burada da kendimize bir kural koymalıyız:
- Önemli olan ama acil olmayan işleri planlamalıyız
- Hem önemli, hem acil olan işlere öncelik tanımalıyız.
- Önemsiz olan ve acil olmayan işleri, şimdilik bir kenara bırakmalıyız
- Önemsiz olan ama acil olan işlerde yetki devretmeliyiz
Etkin zaman diliminizi tanıyor musunuz?
Hepimiz, kim olursak olalım, biyolojik bir varlığız. Daha verimli ve etkin olduğumuz zaman dilimlerimiz var.
Siz, etkin zaman diliminizi biliyor musunuz?
Gün içerisinde: Sabah ? Öğle? Akşam?
Hafta içerisinde: Hangi gün?
İşlerinizi önem sırasına dizerseniz; - Gerekli ve önemli işler üzerinde çalışırsınız
- İşleri önem sırasına göre ele alırsınız
- Her seferinde yalnız bir işe odaklanırsınız
- Hedeflerinize en iyi şartlarda ulaşırsınız
- Yarım kalmış işlerden kurtulursunuz
Bu konuda iki anahtar kavramdan söz edebiliriz: Tek odaklılık & Çok odalılık
Siz hangi gruptansınız?
Tek odaklılık, her seferinde yalnız bir işe odaklanan, uygulayan, kontrol eden kişiler için söz konusudur.
Çok odaklılık, aynı anda, birçok işi yapan, öncelikleri kesin kurallara bağlı olmayan kişiler için söz konusudur.
20/80 kuralını bir daha anımsayalım. Zaman Yönetiminde, genellikle 20/80 kuralı kendine hayat bulur:
Zamanımızın % 80’ini, ikinci derecede önemli bir çok sorunu çözmek için kullanırız; hedeflerimizin % 20’ini elde ederiz.
Zamanımızın % 20’sini, az sayıdaki önemli işlerimizin çözümünde kullanırız; hedeflerimizin % 80’ini elde ederiz.
Gelin, isterseniz, işlerimizi A-B-C diye gruplandırmaya çalışalım.
A’da, çok önemli işlerimiz olsun. Bunlar, yapmamız gereken işlerin ancak %15’i oranındadır. Buna karşın, hedeflerimizin %65’ine ulaşmamızı sağlarlar.
B’de, önemli işlerimiz olsun. Bunlar, yapmamız gereken işlerin % 20’si oranındadır. Hedeflerimizin % 20’sine ulaşmamızı sağlarlar.
C’de, az önemli ya da önemsiz işlerimiz olsun. Bunlar, işlerimizin % 65’i oranındadır. Hedeflerimizin % 15’ine ulaşmamızı sağlarlar.
Zaman Yönetimi için kullanabileceğimiz kısa ve etkin bir metod var mı diye sorduğunuzu hisseder gibiyim
NOT ALIN
Bir listenin birinci sütununa, bir hafta içerisinde yapmayı düşündüğünüz bütün işlerin isimlerini, sürelerine, önemlerine ve aciliyetlerine bakmaksızın not alın.
TAHMİN EDİN
İkinci sütuna, bu işler için gereken tahmin ettiğiniz süreyi yazın.
AYIRIN
Hiçbir zaman, tahmin ettiğiniz süre yetmeyecektir. Biraz “geniş” düşünün. Beklenmedik olaylar için de zaman ayırın. Genellikle zamanımızın %60’lık bir dilimini programlayabildiğimizden söylenir.
TASNİFLEYİN
Şimdi, işimiz, bu olayları tasniflemeye kalıyor. Her işi için şu soruları sorun: “Önemli ve acil mi? Yalnız acil mi? Önemli ama acil değil mi?” . Önemli ve acil olanlara “++” işareti, önemsizlere “-” işareti koyarak kodlayabilirsiniz.
KONTROL EDİN
Bu liste hafta boyunca önünüzde dursun. İşler tamamlandıkça, üzerlerini çizin. Öngördüğünüz süreler ile gerçekleşme sürelerini karşılaştırın. Hafta sonunda ise, genel bir değerlendirme yapın. Öngördüğünüz halde, gerçekleşmeyen işleriniz nelerdir? Farklılıklar ne kadardır? Bunu nasıl çözümlersiniz?
Ajandanın yararları
Günlük işlerinizi organize edebilmek için ajandalar kullanın. Bunlar kağıt ajandalar olabileceği gibi, elektronik ajandalar da olabilir.
Planlama (planning) yapın
İçinde, bitiş tarihi ve aşamalar olan bir süreç planlama tablosu, bir işin yapılış sürecini göstermeye, aşamaları izlemeye, çalışmaları denetlemeye çok yardımcı olur.
Ormancının biri, bir gün;
Henüz yeni kesiImiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür.
Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz:
“Afedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çaIışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?”
Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın .” diye söylenir.
TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?
Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.
Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır.
Cesur,
Etkili,
Vurucu,
İletişimi güçlü,
Zamana uyumlu, birliktelikler dilerim
Ayşe DENİZ
Yönetim Danışmanı
Profesyonel Koç
