“Ağızdan çıkan söz bil ki, yaydan fırlayan ok gibidir. Ok gittiği yerden geri dönmez, seli baştan bağlamak gerekir.” demiştir.  Mevlana.  Etkin ve de etkili Geri  Bildirim vermek bir sanattır, şirketler için ise etkin ve de etkili  geri bildirim almak ve vermek bir kültürdür.

Geri Bildirim Kültürü’nün oluşturulması konusunda yapmış olduğum anketler sonucunda ortaya çıkan konular;

📌 Geri Bildirim Mekanizmalarının Etkinliği,

📌 Pozitif Geri Bildirim,

📌 En kritik kararlarda bile işi yönetenlerin değil yapanların dahil edildiği bir Liderlik modeli

Pandemi ile birlikte, hayatımıza yeni geri bildirim mekanizmaları yeni yöntemler eklememiz kaçınılmaz oldu. Tam görüşme yapacağımız çalışanımızla, yaşadığımız bağlantı problemlerini hesaba katmayı unutmayalım.

Geri Bildirim kültürünün oluşması, şirketlerin gelişmesi için olmazsa olmazlarıdır. Bir lider olarak geri bildirim işimizin bir parçasıdır, insanların çalışmalarını yakından görebildiğinizde bile çok da kolay olmadığını pandemi öncesi çalışmalardan bilirsiniz. Liderlerin en çok zorlandığı konuların da başında gelir. Hatta en çok kaçınılan şeylerden biridir. Peki yan yanayken bile zor icra ettiğimiz yöneticilik ve geri bildirim konularından neler yapabiliriz?  Uzaktan online yöneticilik, liderlik veya geri bildirim nasıl verebiliriz? İşte bu soru bu dönemde bütün yöneticilerin en çok sorduğu soru olarak karşımıza çıkmaktadır.

Uzaktaki çalışanlarımıza daha etkili bir şekilde yönetmek ve geribildirim vermek konusunun çok kritik olduğunu düşünüyorum.

İlk olarak, iyi bir ön hazırlık yapalım mı birlikte? Ne dersiniz?  Aslında nerede çalıştığınızdan bağımsız normalde de bu görüşmelerin öncesinde iyi bir ön hazırlık yapmak çok önemlidir. Somut, davranışa dayalı gözlemlerimiz neler, sistem destekli kullanabileceğiniz sonuçlar neler? Elimizdeki yönetim araçları neler? Elimizde bu görüşmeyi anlamlı, değerli kılacak ne var? Uzakta olunca kritik olan tarafı ise şu oluyor. Somut davranışa dayalı gözlemleri nasıl edineceğiz? Neleri hangi kaynakla takip edeceğiz? Çalışanı yazılı, sözlü iletişim, görev takibi, katılım, takım içi ilişkiler, diğerleri ile ilişkiler, özel yaşamı…vb. konusunda nasıl haberdar olacak? Nasıl destek verebileceğiz? İletişim kanallarını doğru belirlemek, açık tutmak, etkin takım çalışmaları ve bireysel anlar oluşturmak, net görev paylaşımı ve sistematik takip ve izleme ile çalışanlarımızla  nasıl bir iletişim içine girmeliyiz? Nasıl bir geri bildirim kültürü oluşturup, yöneteceğiz?

İyi planlanmış bir geri bildirim çalışanlarınıza sunabileceğiniz çok değerli bir hediyedir. Hatta çok az hediyenin yapabileceğini yapmaya muktedir olan bir hediye; farkındalık sağlayan, teşvik eden, ilham veren, düşündüren ve geliştiren değer katan bir hediye.

Geri bildirim; en geniş manası ile, yapmış olduğumuz herhangi bir eylem karşılığında aldığımız sözlü veya bedensel tepkilerdir. Okuldan aldığımız karnelerimiz en temel geri bildirim örneğidir mesela ve çalışma hayatına başladığımızda da okul karneleri performans karnesine dönüşürler. Tam da bu noktada esaslı bir değişim gerekmektedir. Çünkü günümüzde çalışanlar artık sadece performans döneminde notlu bir karne almayı etkili bulmuyor. Geri bildirimde esas amaç notlandırma değil de kişinin yapmış olduğu eylemler üzerine gerçekçi ve geliştirici bir görüşme olmalı. İşte bu odak da geri bildirimi, ileriye yönelik besleme haline getiriyor.

Görünen o ki görüşmenin öznesi çalışanınız olsa da en büyük iş liderlere düşüyor.

Bu dönemde Liderler olarak görevimiz; çalışanlarımızın  görüşmelerini iyi planlamak.

Uzakta olduğumuzda bize gelen mesajlar, diğer birimlerden gelen geri bildirimler,  ne olduğu, ne amaca hizmet ettiğini bilmemiz daha önemli oluyor. Önemli bir konu için beklenmedik bir zamanda bir görüşme planlayacaksanız çalışanınızı arayıp, ortak zaman belirleyip görüşme takvimi atmak önemlidir. Bundan daha önemli olan ise mümkünse son dakikada bu iletişimi kurmamaktır.

Liderlik veya geri bildirime temel olan konu her ne ise mümkünse açıkça yazılmalı veya konuyu kapsayıcı bir içerik belirlenmeli. Kendinizi lütfen çalışanınızın yerine koyun. Empati yapın, sempati yapın. Geri bildirim için o kadar hazırlıklı ve pozitif olun ki, çalışanınız aksiyonları tamamlamamış olmasa bile bir sonraki görüşmede sizin yol haritanızı dikkate alarak daha iyi sonuçlar verecektir.

Geri bildirim görüşmeleri ile çalışanı ileri beslemek için şu hususlara dikkat edilmeli;

1. Geri bildirim sadece performans dönemlerinde yapılmamalı. Performans sistemleri her kurum yapısında ayrı işlemek ile beraber mümkünse sadece terfi, ücret veya prim artışını etkilemeli.
2. Geri bildirim ise her çalışan için aynı incelikte ve eşit prosedürle işletilip; çalışanın bilgi, yetkinlik,  mesleki ve kariyer hayatına yönelik olmalı. Kişiliğine yönelik olmamalı,
3. Anlık geri bildirimler çoğaltılmalı. Çalışana herhangi bir gündeki etkin veya etkin olmayan davranışı ile ilgili bildirim yapılmalı,
4. Geri bildirim verildikten sonra çalışana gelişim önerisi sunulmalı ve takip edilmeli,
5. Görüşmede karşı tarafa da söz verilmeli, görüşme karşılıklı ilerlemeli,
6. Aksiyon planı oluştururken şimdi neredeyiz? Nerede olmak istiyoruz? Olmak istediğimiz yere nasıl ulaşacağız? Şeklinde açık uçlu sorular ile çalışanlarımızın fikirlerini almak çok değerlidir.
7. Geri bildirimde ifadeler spesifik olmalı ve yorumlar somut davranış örneklerini içermeli,
8. Davranış örnekleri açıklanırken yargılayıcı değil, tanımlayıcı olmalı,
9. Profesyonel ve çalışanı önemser bir tarz benimsenmeli,
10. Geri bildirimler için iş planı yapılıp atlanmaması gerekir,
11. Görüşmelerde anlık bildirimler 20 dk, planlanmış bir seans ise 40-60 dk sürmeli,
12. Görüşmenin amacı her zaman çalışanı geliştirmek olmalı,

Gençlerimiz 21.yy becerilerini kazanmayı hedefliyor ve çalışanlarımızın sürekliliğini, şirkete aidiyet duygusunun geliştirmek, verimli iş yerleri için şirketlerde geri bildirim kültürünü pozitif ve değer yaratacak mekanizmalar kurmak en önemli işimiz olmalı.

Ayşe DENİZ
Yönetim Danışmanı
Profesyonel Koç